Déclaration de confidentialité

Afin de garantir une formation claire quant au traitement de vos données à caractère personnel et le respect de vos droits en matière de protection de ces données, nous avons mis en place une politique de confidentialité conforme au Règlement Général sur la Protection des Données [Règlement UE 2016/679] ainsi qu’à l’ensemble des droits européens et luxembourgeois en la matière pour NR Docusafe (Up2you).

Nos principes en matière de confidentialité 

Comme votre vie privée est importante, nous ne traitons vos données que dans le respect des principes suivants :

• Nous n’utiliserons vos données personnelles que de façon loyale et digne de confiance.
• Vous avez le doit d’être clairement informé sur la façon dont nous utilisons vos données personnelles. Nous serons toujours transparents envers vous sur les données que nous collectons, la façon dont nous les utilisons.
• Si vous avez des inquiétudes quant à la façon dont nous utilisons vos données personnelles, nous vous assistons à comprendre nos traitements.
• Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos informations contre les abus et pour les conserver en toute sécurité.
• Nous respectons toutes les réglementations en vigueur sur la protection des données personnelles et coopérons avec l’autorité de protection des données luxembourgeoise (CNPD).
• Collecte et utilisation de vos données 

Les données à caractère personnel sont des données qui peuvent être utilisées pour identifier directement ou indirectement ou pour contacter une personne.

Lorsque vous prenez contact avec nous, par courriel ou téléphone, nous collectons vos renseignements personnels afin de vous procurer les services demandés ou répondre à vos demandes.  À moins que les informations soient nécessaires à la réalisation d’un contrat entre vous et nous ou d’une obligation légale, vous restez libre de nous fournir les renseignements personnels que nous demandons et nous engageons à ne collecter que le minimum requis pour traiter votre demande ou vous offrir le service demandé.

Si vous ne voulez plus que nous traitons vos données, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans inconvénient en contactant le responsable du traitement à l’adresse  info@up2you.lu.

Quelles informations personnelles collectons-nous

Lorsque vous nous contactez par téléphone, courriel ou bien lorsque vous constatez un de nos collaborateurs directement, nous collectons vos noms, prénom, adresse, courriel et numéro de téléphone, ainsi que toute information que vous jugerez bon de nous transmettre lors de cette communication.

Comment utilisons-nous vos données personnelles

Les informations personnelles que nous recueillons nous permettent de fournir les services que vous sollicitez de la part de notre Plateforme ainsi que les informations liées à ces services, tels que la facturation, les fiches médicales, de gérer vos réclamations et vos demandes d’information, ainsi que de fournir toutes les informations qui vous seraient nécessaires.

Avec votre accord explique, ces informations nous permettent de vous envoyer une lettre d’information sur notre société, ses activités, des évènements particuliers, ou vous faire bénéficier d’offres commerciales.

Divulgation à des tiers   

Vos données personnelles ne seront pas divulguées à des tiers à moins que vous n’ayez expressément donné votre consentement, ou que nous soyons obligés de les divulguer par exemple en raison d’une décision de justice ou d’une obligation légale.

Dans le cas, d’une cession, d’une fusion ou d’une dissolution de notre société, nous serons amenés à partager vos renseignements avec la nouvelle entité juridique lorsque les finalités de traitements définies demeurent les mêmes et dans tous les cas vous en serez informés en temps utile.

Protection de vos données

Nous mettons en œuvre les moyens raisonnables pour protéger vos informations personnelles à tout moment. 

Lorsque vos données personnelles sont stockées, nous utilisons des systèmes informatiques à accès limité hébergés dans des installations utilisant des mesures de sécurité physique. Si nécessaire, les données seront stockées sous forme chiffrée, y compris lorsque nous utilisons le stockage de tiers. Par ailleurs nous avons mis en place des mesures strictes de ségrégation d’accès à vos données afin de limiter le risque de divulgation ou de corruption.

Notre organisation travaille avec d’autres entreprises, comme les fournisseurs d’email et de SMS, des services de distribution automatique d’information, des fournisseurs de service Cloud, des services informatiques spécialisés. La sélection d’une tierce partie suit un processus de sélection complet. Dans ce processus de sélection, chaque prestataire de services est soigneusement sélectionné en fonction de ses compétences techniques et organisationnelles en matière de protection des données. Un contrat pour le traitement des données personnelles ne sera conclu que s’il est conforme aux exigences de sécurité identifiées, y compris les exigences spécifiques des réglementations européennes et nationales pour les services mis en œuvre.

Intégrité et conservation des données personnelles

Nous faisons en sorte qu’il vous soit facile de garder vos informations personnelles exactes, complètes à jour. Nous les conservons pour vous fournir les services que vous avez demandés ou après avoir constaté une inactivité de votre part pendant une période de 5 ans, à moins de devoir les conserver pour des raisons juridiques légitimes.

Pour protéger ces données contre la destruction accidentelle ou malveillante, lorsque nous les retirons de nos services, il se peut que nous ne supprimions pas immédiatement les copies restantes de nos serveurs ou systèmes de sauvegarde. La destruction complète se produira après un cycle complet de sauvegarde.

Notre engagement à préserver votre confidentialité

L’accès à vos données à caractère personnel est restreint afin d’éviter tout accès non autorisé, modification ou utilisation abusive, et il n’est autorisé que pour nos employés ou partenaires qui en ont besoin dans le cadre de leur mission, et toujours sous couvert d’un accord de confidentialité. 

Utilisation spécifique de vos données

Cookies et technologies associées

Nos sites internet utilisent des technologies comme des « cookies » autres outils web pour nous aider à améliorer votre expérience et nos services. Ces technologies nous permettent de mieux comprendre le comportement des utilisateurs et nous indiquent quelles pages de nos sites web sont les plus visitées ou quelles fonctionnalités sont appréciées par nos utilisateurs. Si ces technologies ne sont que facultatives, nous vous demanderons votre consentement afin de les mettre en œuvre. Même si certaines de ces technologies sont nécessaires pour assurer la communication ou vous fournir nos services principaux et à ce titre ne requièrent pas explicitement votre consentement, nous vous informerons de leur utilisation.

La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter automatiquement les cookies. En général, vous pouvez empêcher le stockage de cookies sur votre disque dur en sélectionnant « Ne pas accepter les cookie » dans les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour demander l’autorisation avant de stocker les cookies. Enfin, vous pouvez supprimer les cookies précédemment définis à tout moment. Toutefois, si vous définissez vos paramètres de confidentialité comme tels, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser pleinement toutes les fonctionnalités de notre site Web.

Google analytics

Notre site Google Analytics. Ce service permet d’analyser les accès aux sites Web de Google Inc. (« Google ») et nous permet d’améliorer notre présence sur Internet. Les informations collectées au moyen d’un cookie (adresse IP, temps d’accès, durée d’accès) sont transmises aux serveurs de Google aux Etats-Unis et y sont stockées. L’évaluation de leurs activités sur notre site Web nous est transmise sous forme de rapports ou est consultable sur un site protégé. Google peut transmettre les informations collectées à des tiers, si la loi l’exige ou si des tiers traitent ces données pour le compte de Google. Cependant, pour éviter que Google n’ait une éventuelle relation personnelle directe avec vous, nous utilisons la fonction « anonyme ». Ainsi, les adresses IP ne sont traitées qu’en abrégé et ne permettent ni de vous localiser ni de réaliser un profil individuel par regroupement.

En utilisant notre site Internet, vous consentez au traitement des données collectées vous concernant par Google tel que défini ci-dessus. Si vous voulez limiter ces traitements, vous pouvez mettre en œuvre certaines extensions de votre navigateur vous permettant de désactiver et de contrôler le suivi Google Analytics.

Marketing et publicité

En plus de fournir nos services, nous utilisons également vos données personnelles pour communiquer avec vous au sujet de nos offres ou promotions marketing et pour vous recommander d’autres services susceptibles de vous intéresser.

Si vous souhaitez ne plus recevoir d’information ou de newsletters de notre part par e-mail, vous pouvez vous opposer à tout moment en nous contactant.

Vos questions et droits au respect de la vie privée

Vos droits

Vous avez le droit de :

• Recevoir une copie structurée de vos données personnelles que nous traitons.
• Nous demander de corriger, de mettre à jour ou de supprimer vos données personnelles de nos dossiers.
• Nous signaler toute utilisation abusive de vos données personnelles.
• Retirer totalement ou partiellement votre consentement au traitement des données personnelles.

Pour toutes ces démarches, il vous suffit de vous connecter ou de nous envoyer un mail à info@up2you.lu en précisant clairement la nature de votre demande afin que nous puissions y répondre dans les meilleurs délais.

Vos questions concernant vos droits

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de notre déclaration de confidentialité ou du traitement des données ou si vous estimez que vos données personnelles n’ont pas été traitées conformément à la loi, veuillez nous contacter à info@up2you.lu. 
Lorsque votre question est de nature plus substantielle, il se peut que l’on vous demande plus d’information. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse reçue, vous pouvez adresser votre plainte à l’autorité nationale de protection des données à caractère personnel CNPD www.cnpd.lu ou databreach@cnpd.lu .